決起大会2021を開催。リアルとオンラインのハイブリッド運営

Tooグループでは毎年期首に、今期の目標を全社員で共有する「決起大会」を開催しています。例年外部の会場を借り、全国各地から社員が集まるこのイベント。今年はコロナウイルスの影響をふまえ、リアルとオンラインのハイブリッド運営で行いました。企画やシステム構成など、社員が一から運営した舞台裏をご紹介します。

オンラインでもリアルと同じ熱量を

決起大会の目的は、今期も頑張っていくために全員で目線合わせをすること。決起大会の運営クルーとして、普段は別々の部署にいる社員が集結し準備が始まりました。リアルとオンラインの初のハイブリッド運営を受け、どうやったらその目的を達成できるか演出から試行錯誤しました。

決起大会への参加方法は、会場でリアル参加する社員、Tooグループの6つの拠点に集まってオンライン参加する社員、自宅からオンライン参加する社員の３つに分かれました。また、「前期の活動の振り返り」「どんな挑戦があったのか」「社員の活躍の紹介」など伝えたいことは盛り沢山で、会自体は約３時間の内容に。 リアルで決起大会を運営し、その様子をビデオ会議システムのZoomを使用して各支店や自宅でオンライン参加する社員へ配信することになりましたが、それぞれの会場で満足してもらうために、例年より複雑な運営や配信システムの構成になります。会場・登壇者・資料を複数台のカメラで映し、テレビ番組のように画面を切り替えながらの配信を計画。画面の切り替えは、最近注目を集めているスイッチャーATEM mini Proをはじめとする機材を利用し、多元中継ができるように準備しました。

事前に社内で本番通りに機材を接続した検証も行い、動画の配信遅延の確認や、画面分割の演出、進行台本に沿った切り替えの確認を実施。はじめはうまくいかない部分もあり、緊張感が漂いましたが、Tooで長年映像配信に関わっている社員たちの技術力を発揮しながら、運営スタッフ全員で「より良い視聴環境を作ろう」と改善していきました。

実際の会場へは前日から搬入です。事前に接続確認を行っていたこともあり、運営クルー皆で力をあわせてセッティング。初めて映像配信に関わった運営クルーたちもスムーズに手伝いができました。配信テストも済ませ、翌日に備えます。

いよいよ本番！

当日は朝から作業を行い、最終調整や会場内の感染対策もバッチリ。時間に余裕を持って準備をしていたつもりでも、微調整や最終リハーサルを行うとあっという間に入場時間になってしまいました。前日から可能な範囲の設営をしておくことの重要性を、改めて実感しました。

いよいよ開場し社員入場の時間です。一人ひとり検温を行い、こちらもTooの社員が開発したiPadにQRコードをかざすだけの非接触型の受付システムで入場します。万が一に備え、同じ部署の社員が固まらないよう振り分けられた席に着きます。

いよいよ本番がスタート。大きなトラブルもなく安定した配信が行われました。参加者同士はチャットツールを使ってコメントや質問をやり取りします。司会を担当する社員への応援や、今期の取り組みに対する質問などで盛り上がりました。

参加者からは「リアル開催と同じような一体感があった」「テレビを見ているような快適さだった」「3時間があっという間に過ぎた」など嬉しい感想が届き、運営スタッフもほっと一安心です。 新たな生活様式が定着しつつある現在。職場でも、イベントがオンラインばかりになり、リアルならではの臨場感がなくなってしまったという悩みを聞くことがあります。今回の社内イベントを通して、そんな悩みを解決サポートできるような、ヒントが得られた会となりました。