【Theフレッシュインサイダーズ!】design surf seminarの裏側

Tooではたらく人

2021.01.28

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春に入社予定の新卒内定者が、Tooの社員に取材して書いた記事をご紹介します。今回は3チームに分かれて、彼らが会社説明会や採用面接を通して知った面白そうなテーマを取材して記事にしました。 彼らが選んだテーマは以下の3つです:
・design surf seminarの裏側
・Tooのバックオフィスの人たち
・コピックの海外展開
本日はその中から、「design surf seminarの裏側」についてお届けします。

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はじめまして!私たちはいま最後の大学生活を送っています。自分たちの「知りたい!」を原動力に、今回は「design surf seminarの裏側」をテーマに選びました。

Tooがお届けするdesign surf seminarは毎年リアル会場で開催していましたが、design surf seminar 2020 はコロナウイルスの影響を受け、初めてのオンライン開催となりました。

私たち内定者もオンラインで視聴し、たくさんのセッションを楽しみました。同時に、今までとは違う開催方法で運営するにあたって、どんな工夫や苦労があったのだろうと疑問に思いました。そこでオンライン開催の裏側について、design surf seminarの企画や運営を中心となって担当している、マーケティング部の椎野さん、齋藤さん、原さんの3人にお話を聞きました。

design surf seminarとは

design surf seminar が始まったのは2016年、Tooがそろそろ100周年を迎えるという時でした。100周年の次に歩み出すためにTooの存在意義や、お客様に何を提供すればいいのかを改めて問い直し、お客様と一緒に考えて開催できるイベントとして企画されました。

2019年までは会場で開催していましたが、オンライン開催では4日間の日程でセミナーを行いました。それ以外にも会場開催とオンライン開催でどのような違いがあったのか、準備の流れを若手の齋藤さんに教えてもらいました。

会場開催の準備フロー

準備は開催のおよそ1年前から始まります。前年の結果を踏まえて会場を探し、開催時期や企画を決めていきます。2019年は10月19日に虎ノ門ヒルズフォーラムで開催されました。セミナーで何を話してもらうか、いろいろな部署の方と相談しながら決めていきます。Tooのお客様や、このセミナーの主旨に賛同してくださる関係各者の繋がりから、登壇者と一緒にテーマを決めていきます。

並行して、必要な機材の決定やウェブサイトの作成、営業と連携しての集客、会場準備などを行います。当日の運営は他部署の社員も手伝うため、人員采配マニュアルの作成も行います。このようにして、マーケティング部を中心に他の部署とも連携しながらdesign surf seminarは開催されています。

リアル開催とオンライン開催の違い

2020年2月コロナの影響がいよいよ見えてきた頃、リアル会場での開催を断念し、予約していた会場のキャンセルと登壇者の再検討をしました。オンラインでどのようにしたら配信が可能かの検証や、機材の手配に多くの時間を割きました。それを踏まえて企画も練り直しました。

気になるリアル開催との大きな違いの1つは配信技術の問題です。リアル開催でももちろん様々な機材は必要ですが、オンラインでは安定配信や品質維持のため、さらに多くの機材的なチェックが必要となりました。2つ目はセミナー進行です。リアルでの会場開催とは違いその場で視聴者の反応が掴めないので、司会者や登壇者はいつもとは違う緊張感がありました。

トラブルが起きたらどうするのか?

初めてのオンライン開催ということで当日トラブルはなかったのか、そのトラブルにどのように対応したのかを、配信を担当していた原さんに聞きました。

初めてのオンライン開催でしたが、当日は大きなトラブルは起こりませんでした。スタッフが映り込んでしまったり、映像切り替えで少し失敗した程度でしょうか。考えうる様々なトラブルをあらかじめ想定し、リスクを考えておくことがうまくいく秘訣だと思います。セミナーの配信自体は新しい技術ではありませんが、登壇者側は今回初めてオンラインセミナーを体験される方が多く、打ち合わせから成功のために協力的に参加してくださいました。今後はオンラインに慣れる方も多くなるので、様々な要望や企画が増えるかもしれません。

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オンラインだからこそ良かったこと

オンライン開催の場合は座席数の制限がないため、例年の数倍の人に参加してもらえました。その中でも学生やデザイナー以外の人など、これまで以上に広い範囲の視聴者が多くなりました。また、Q&A機能を使い、視聴者が登壇者に質問を投げかけるなどして盛り上がっていました。視聴者としては、リアル会場よりもオンラインの方が気軽に質問しやすいのかもしれません。セミナー後に実施されたアンケートでは大量のコメントが寄せられ、ポジティブな意見が多かったということでした。

今回design surf seminarをオンラインで開催したことで感じたことを椎野さんに聞きました。 新型コロナウイルス流行前から動画を使ったセミナーは行なっていましたが、今回大型のリアルイベントがオンラインに移行しセミナーをやり切れたことに対して、Tooにいる人の底力を改めて感じました。どんどん変わる状況に合わせて技術スタッフや企画スタッフが気持ちを前向きに維持し、できて当たり前と思われるイベントを無事成し遂げたことはすごいと思います。

あなたにとってdesign surf seminarとは?

インタビューに答えてくださった3人それぞれにとって、design surf seminarとはどのようなものなのかお伺いしました。

椎野
私にとっては、開催準備の時は眠れなくなるほどの緊張と楽しみを感じることができる仕事です。会社にとってはブランディングでもあり、お客様とのコミュニケーションの場でもある重要なイベントです。またTooがどんな会社か説明する材料にもなるので、その形作りには大きな意味があります。

齋藤
入社4年目の私にとって、design surf seminarは入社1年目から毎年横にあり、自分をステップアップする節目でもあります。1年目は配属したばかりで、みんなが働いているところを見て、ちょっとしたことを手伝っていました。翌年は手伝える幅が増えていき、去年には一部の展示エリアの進行を、今年は原さんの下で配信に関する仕事をしました。自分ができたり、わかることを年々増やしていく場であるので、去年より大きい仕事をしたいと毎年意気込んでいます。


イベントの大小に差はなく、design surf seminarは1イベントと考えています。もちろん、関わる人や観るの人の数は異なりますが、このセミナーだけが特別なのではなく、日々の積み重ねであると思います。視聴してくれた方が「楽しかった」と言ってくれると、私も「やってよかった」と思うことができます。

インタビューを終えて

インタビューを通して、design surf seminarはたくさんの熱い思いが込められたイベントだということを知ることができました。一つのイベントを成功させるために、念入りな準備、日々の積み重ね、チームワークが大切だと気づかされるとともに、インタビューの雰囲気から仕事の大変さの中にある楽しさや、人が喜ぶことをクリエイトする面白さなど、やりがいを感じながら準備されているのが伝わってきました。

私たち内定者も次からは運営側です。直接関わる、関わらないの違いはあれど、Tooの社員としてdesign surf seminarをより盛り上げていきたいと思います!

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