【現場を変えるMobilityのアイデア】第25話：他社を真似ずに自分たちで“事例”は作る
春に入社予定の新卒内定者が、Tooの社員に取材して書いた記事をご紹介します。今回は3チームに分かれて、彼らが会社説明会や採用面接を通して知った面白そうなテーマを取材して記事にしました。 彼らが選んだテーマは以下の3つです ・design surf seminarの裏側 ・コピックの海外展開 ・Tooのバックオフィスの人たち 本日はその中から、「Tooのバックオフィスの人たち」についてお届けします。
こんにちは！私たちは現在、最後の学生生活を送っている内定者です。今回、私たちはTooがクリエイティブであり続けることを支える「Tooのバックオフィスの人たち」に着目し、インサイドビジネス部で働く石坂さん、鎌田さん、総務部で働く長井さんにインタビューをしました。
堅実さゆえの“受け身”の姿勢からの脱却
内定者：バックオフィスとは営業業務や総務など、各部門を後方から支援する縁の下の力持ちのような存在だと思いますが、その仕事の中で大切にしていることはありますか？
石坂：以前は「行わなければならないことを、確実に行う」ことが最も重要だと思っていました。Tooで働く社員をサポートするバックオフィスとして、堅実に仕事を遂行することはとても大切です。しかしそれが故にルーチン化してしまい、受け身の姿勢になってしまう風潮もありました。
内定者：受け身の風潮があった中で、行なった取り組みを教えてください。
石坂：それまでの受け身の姿勢から「積極的に改善していく」といった攻めの姿勢に意識改革をするため、２年前に業務推進部が発足し、いまのインサイドビジネス部につながっています。この部には様々な経歴を持つその分野の「プロ」が集まっており、各部署が抱えている問題をより詳細に汲み取り、共有することができるようになりました。
バックオフィス報告会による全社員の意識改革
長井： インサイドビジネス部や総務部、経理部など、いわゆるバックオフィス各部署のメンバーが集まり“バックオフィス報告会”というものを定期的に行っています。この報告会では各部署が抱えている問題やそれに対してどのような改善を行なっているのかなどを報告・共有しています。もともとはいち部署の情報共有のために開始した活動でしたが、現在ではTooグループの社員全体に対して報告活動を行うようになりました。初年度は対面で開催していましたが、今年度に入ってからはオンラインで開催しています。
内定者：バックオフィス報告会を始めたことによって、どのような変化がありましたか？
長井：これまでの“受け身”の姿勢から「自分たちで改善、効率化できるところを見つけていく」といった“攻め”の姿勢へと意識が高まったと感じます。参加者も多い時には200名ほどにも上り、バックオフィスだけでなく全社的に問題点を共有する場ができました。立場が異なる様々な視点から意見が出るようになり、以前よりもスムーズに問題の改善が進むようになったと感じています。まだ結果が見えていないものもありますが、部署を越えた情報共有により、お互いの経験や知識を生かした改善ができるようになりました。また、問題点を共有することによって、各部署の仕事に対する理解も深まり、関心や興味を持ってもらえることも増えました。
内定者：今年度は新型コロナウイルス感染症の流行によって、様々な催しがオンラインでの開催になりました。バックオフィス報告会もオンライン開催で難しい点も多かったのではないでしょうか？
石坂：もちろん戸惑うことは多くありましたが、オンラインで開催するようになったことで全社員が場所を選ばず参加できるようになり、以前よりも問題点の共有などが活発に行われるようになりました。また、参加人数もオフラインで行なっていた頃に比べて増えました。バックオフィス報告会による良い輪が会社全体に広がってきていると感じています。報告会には、東京だけでなく、地域支社、支店で働く仲間や、様々な立場の方に参加してもらっていますが、画面の中では全員がフラットに表示されるという点も「Too全体での報告会」という場作りにうまくマッチしているように思います。
最後に
内定者：改めてバックオフィスとして大切にしていることを教えてください。
鎌田：バックオフィスにとってのお客様は自社の社員ですが、そこで大切にしていることは社外のお客様と同じで、「相手を想うこと」、すなわち「ホスピタリティ」です。社員が快適にオフィスにいられることを第一に、現場の声を適切に業務改善に反映できるように、常に意識していきたいと考えています。
インタビューを終えて
バックオフィスは普段あまり目立たない仕事とのことでしたが、Too全体を支え、かつモティベートしていると感じました。その活動を伝えているバックオフィス報告会の開催意義は大きく、気軽に話す事ができない今の状況下でコミュニケーションの良い機会にもなっているようです。オンライン開催でさらに影響力が上がったという言葉から、ポジティブに捉えて活動する力を強く感じました。お客様のクリエイティブを支えるTooもまた、創意工夫に溢れるクリエイティブな会社でした。
